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西安科技大學信息網絡中心自行采購實施辦法(試行)

發布日期:2016-05-04     作者:     瀏覽數:    分享到:

西安科技大學院處函件

   

    信網函〔2016〕5號      

 

西安科技大學信息網絡中心自行采購

 

實施辦法(試行)

 

為了加強和規范信息網絡中心自行采購工作,保證該項工作規范、高效、廉潔運行,依據學校《西安科技大學招標采購管理辦法(試行)》和《西安科技大學自行采購實施細則》文件,結合信息網絡中心實際工作,特制訂本辦法。

 

第一章

 

第一條本辦法所指自行采購是指經批準由信息網絡中心組織符合《西安科技大學自行采購實施細則》的貨物、工程及服務的活動。

 

本辦法所貨物,是指各種形態和種類的物品,主要包括教學、科研和辦公等儀器設備;家具和耗材等各類大宗物資。

 

本辦法所指工程,是指建筑物和構筑物的改建、擴建、裝修、拆除、修繕等除基建工程以外的其他工程。

 

本辦法所指服務,是指貨物和工程以外的其他采購事項。

 

第二條信息網絡中心自行采購活動必須遵守學校的有關規章制度,實行“項目建設責任人”制度。中心主任、項目建設所在科室負責人、項目建設責任人、黨風廉政及行風兼職監督員、單位資產管理員自律規范,各盡其職,做好信息網絡中心自行采購活動。任何單位與個人不得以任何形式干擾自行采購工作。

 

第三條各類自行采購項目,必須遵循“公開、公平、公正”和“集體采購、貨比三家、擇優選購”的原則。確保所采購的產品或服務具備合理的價格、良好的質量完善的售后服務。

 

第四條各采購項目應當嚴格按照批準的預算執行。

 

自行采購限額

 

1.貨物類:單價或批量價值5萬元以下;

 

2.工程類:10萬元以下;

 

3.服務類:5萬元以下。

 

凡達自行采購限額標準的項目,均按本辦法開展自行采購工作。由信息網絡中心自行采購工作小組統一組織采購活動。

 

凡單價或批量預算金額達到學校招標限額標準的嚴格按照《西安科技大學招標采購管理辦法》(西科辦發〔2015108號)組織實施。

 

第二章組織機構及工作職責

 

信息網絡中心成立自行采購工作小組,自行采購工作小組組長由信息網絡中心主任擔任,成員由項目建設責任人、黨風廉政及行風兼職監督員、單位資產管理員及有關科室負責人組成。

 

工作小組的主要職責是:負責制定信息網絡中心自行采購實施辦法;負責本單位采購工作,組織采購活動、確定供貨商或施工方、簽署采購或施工合同、監督合同執行、組織項目驗收等工作。

 

各位成員的主要職責是:

 

1.中心主任:

 

1)落實自行采購工作小組決議,整體推進自行采購工作進度,按期完成自行采購工作;

 

2)負責自行采購項目的經費管理;

 

3)負責自行采購項目申請、中標通知書等的審批工作,參與項目自行采購工作;

 

4)確定評標小組人員組成,并主持自行采購會議;

 

5)負責合同文檔(技術、商務)的簽訂工作

 

6)負責項目的驗收工作;

 

2黨風廉政及行風兼職監督員

 

1)參與自行采購工作,并對采購項目預算、合同的付款方式和涉及價款的有關條款進行審核;

 

2)對資金使用的合理性、合規性進行監督;

 

3)審核項目資金的落實情況,與審計處對接,負責需要審計項目的資金審計工作。

 

4)參與項目的采購工作,對采購文件和合同的主要條款進行審議

 

5)根據項目實際情況參與項目的考察和驗收

 

6)負責自行采購現場的投標方的商務資質審核。

 

3資產管理員

 

1)參與自行采購及驗收工作,并對采購項目預算、合同的付款方式和涉及價款的有關條款進行確認

 

2負責辦理固定資產登記入賬及合同款項結算手續

 

3)負責供應商信息庫建設、供應商的聯系及接洽等工作;

 

4)代表信息網絡中心對外發布自行采購信息;

 

5)發出中標通知書;

 

6)負責采購文件資料的整理和歸檔工作;

 

4.有關科室負責人:

 

1)參與本科室自行采購工作,

 

2)負責本科室采購計劃的審批管理,

 

3)負責對所采購儀器設備的必要性、合理性和實用性等進行論證,

 

4)組織本科室自行采購項目的自行采購會議及自行采購項目驗收工作,并做好采購過程及現場文檔記錄。

 

5)負責合同的談判;

 

5項目建設責任人

 

1)對標的物的技術參數使用功能和產品性能負責

 

2)起草自行采購文件,并發起自行采購項目的申請;

 

3)參加本建設項目的自行采購工作

 

4)參加合同的談判和合同的簽訂工作

 

5)負責監督和督促合同執行

 

6)組織本采購項目的驗收工作

 

自行采購工作小組根據工作需要組建考察小組、評標小組、詢價采購小組等。

 

1.考察小組:按照需求對入圍供應商的經營資質、生產經營條件、產品業績情況、原材料、售后服務等方面進行考察,形成考察報告。考察小組成員由信息網絡中心自行采購工作小組相關人員組成。

 

2.評標小組:評標小組由信息網絡中心自行采購工作小組承擔。每次采購評標時,由評標小組部分成員臨時組成評標組,評標組成員獨立履行本辦法要求的職責,對本次采購活動負責。評標組成員一般為3人及以上單數組成,評標小組成員都有權利和責任對包括質量、價格在內的各項采購事宜行使質疑權、建議權和表決權。

 

3.詢價采購小組:對規格標準統一、貨源充足且單價變化幅度不大的采購項目可采取詢價方式采購。采取詢價方式采購應設立詢價采購小組,詢價采購小組由信息網絡中心自行采購工作小組相關人員組成。

 

信息網絡中心根據招標項目和專業情況建立評標專家庫,專家庫人員由校內外具有副高以上職稱且具有一定專業知識或技能的專家組成。專家庫根據實際需要和專家考核情況及時進行更換或者補充,實行動態管理。根據自行采購項目需要,臨時聘任校內外專家參加評標工作。

 

第九條自行采購工作小組評標、談判等議事規則

 

1.以滿足設計和使用要求為前提,依據審定的計劃資金額度控制標的質量等級,力求節約。

 

2.投標報價要口徑一致,質量、價格、服務并重。同等產品比質量、同等質量比價格、同等價格比服務,綜合評議比較。

 

3.在質量、服務保證的前提下,貫徹“合理低價中標”原則。在采購價不低于成本價的情況下,優先考慮有信譽的老客戶。

 

4.工作小組應在充分考慮項目建設責任人意見的基礎上,按照“少數服從多數”的原則形成小組決議。工作小組決議會簽完成認定招標結果有效。

 

第三章自行采購方式

 

第十條信息網絡中心自行采購工作小組根據所要采購的對象,在市場調查的基礎上,按照采購資金額度的大小及相關規定要求,按照《西安科技大學自行采購實施細則》規定方式進行采購,一般可采用競爭性談判、競爭性磋商、單一來源采購、詢價采購和商務關系續存等方式

 

(一)競爭性談判。符合下列條件之一的:

 

1.技術復雜或者性質特殊,不能確定詳細規格或者具體要求的;

 

2.采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的;

 

3.不能事先計算出價格總額的。

 

(二)競爭性磋商。符合下列條件之一的:

 

1.技術復雜或者性質特殊,不能確定詳細規格或者具體要求的;

 

2.不能事先計算出價格總額的;

 

3.市場競爭不充分的科研項目以及需要扶持的科技成果轉化項目等。

 

(三)單一來源采購。符合下列條件之一的:

 

1.只能從唯一供應商處采購的;

 

2.發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的;

 

3.必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求,需要繼續從原供應商處添購的;

 

4.自制或非標定制的產品或具有自行施工能力的工程。

 

(四)詢價采購。采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目,可以采用詢價方式采購。被詢供應商數量一般不應少于三家。

 

(五)商務關系存續。指在合同執行過程中(或執行后),因工作需要,對合同中的標的物仍需要由原供應商提供的方式。對于預計年內續供貨,自行采購工作小組認為有必要續存商務關系,可考慮市場實際變化重新續簽商務合同,經自行采購工作小組審批同意后執行。商務關系存續期限最長不得超過兩年。

 

(六)學校采購與招標領導小組認定的其他采購方式。

 

第十對于涉及國家安全、國家秘密的物資設備,要按照國家有關要求,會同學校保密部門制定保密項目采購的具體標準、范圍和工作要求,防止借采購項目保密而逃避或簡化采購方式的行為。

 

第四章自行采購程序

 

第十自行采購申請。

 

項目建設責任人填寫《信息網絡中心物資設備(工程、服務)采購與招標申請書》,申請書內容應包括招標經費來源、項目名稱、設備名稱、品種數量、質量要求、主要技術參數、預算單價和總價等。

 

申請書經相關科室負責人、中心主任審核并簽署意見后報送信息網絡中心自行采購工作小組。

 

項目建設責任人填寫的采購與招標申請書所提資質要求必須合理,不能有意歧視和排擠其他供應商參與競標;所提參數及性能要求必須合理準確,既滿足教學科研或服務等使用要求,又不能有品牌傾向及指向性。

 

第十編制招標文件。

 

自行采購申請批準后,由項目建設責任人根據采購需要編制自行采購文件。自行采購文件分為商務部分和技術部分。自行采購文件編制完成后由相關科室負責人審核簽字,送信息網絡中心自行采購工作小組。相關科室負責人根據項目需要,可組織進行項目論證。

 

第十發布自行采購公告。

 

1.在信息網絡中心主頁上發布自行采購公告。公告內容包括項目名稱、內容、主要性能指標、資格要求、投標須知、投標報名截止時間等。

 

2.公告期:按照國家及學校規章制度執行。

 

3.公告期間自行采購小組接受投標人報名,并進行相關資質審查,項目建設負責人接受技術咨詢。

 

第十五條投標人遴選及采購文件發放。

 

信息網絡中心自行采購工作小組對投標單位資質信譽情況進行審查。審查分為書面資格審查與實地考察,由工作小組組織,并形成審查結論。

 

信息網絡中心自行采購工作小組根據提交的審查結論等,確定投標入圍單位。并對入圍單位正式發放自行采購文件。

 

投標入圍單位應具備的條件:

 

1.資質證明文件齊全有效。供應商資質證明一般應包括:有效期內的營業執照、稅務登記證、特殊行業管理生產許可證明、產品銷售代理證明、年度審驗證明書、產品質量檢驗或鑒定報告、法人證明或法人委托書等;

 

2.具有獨立承擔民事責任的能力、良好的商業信譽及售后服務和履行合同所必需的設備和專業技術能力,有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄;

 

3.注冊資金符合相關要求;

 

4.提供產品使用情況及業績,以備考察;

 

5.誠信守法,平等競爭。

 

凡參加投標活動近三年內,在經營活動中有重大違法記錄或不良反映的,或有擾亂招標工作秩序或串標、圍標以及用不正當手段謀取中標行為的投標人,禁止參加學校的投標活動。

 

第十七條開標、評標、定標

 

1.按照自行采購文件中載明的時間、地點開標。

 

2.開標會議原則上應由中心主任主持,特殊情況下可由項目建設所在科室負責人主持。

 

3.評標小組負責組織評標工作。

 

4.評標應嚴格按照采購文件、投標書進行評審。評委應本著對學校高度負責的態度對投標書進行認真、系統地評審和比較,對每一個投標人做出公正、合理的評估。如有疑問,應在詢標過程中澄清。

 

5.中標單位選定。中標單位的選定一般采取順序中標的方式確定首選中標人和備選中標人,首選中標人作為第一談判對象,備選中標人作為第二談判對象,首選中標人在合同談判期間不能履行合同條款,備選中標人可順延繼續談判,如果備選中標人仍不能履行合同條款,則談判中止,重新招標。

 

第十八條采購結果公示。

 

采購項目的采購結果在信息網絡中心主頁上予以公示,接受投訴和質疑。

 

第十九條在開標過程中出現下列情形時,應視為廢標:

 

1.標書中的內容全部或部分不響應招標文件所要求的內容;

 

2.超出其經營范圍投標或提供虛假資質證明;

 

3.投標書無法人代表簽字,或者無法人代表委托書和身份證復印件;

 

4.投標書內容出現嚴重錯誤,包括單項報價和總報價出現錯誤;

 

5.中標后,以投標書內容出現失誤為由要求修改主要內容;

 

6.不能在規定的時間送達投標書或未按時參加開標會;

 

7.投標過程明顯違背誠信原則的情況;

 

8.出現特殊情況時,招標小組集體認定為廢標的情況。

 

第二十條在招投標工作中堅決反對供應商串標和惡意竟價行為,如果發現有串標行為,應立即取消其投標資格;如果發現惡意竟價的行為,開標會主持人有權終止惡意競價,交由自行采購工作小組研究解決方案,確定中標單位。

 

第二十采用競爭性談判或磋商方式采購的,應當遵循下列程序:

 

1.成立談判或磋商工作小組。

 

2.制定談判或磋商文件。談判文件應當明確談判或磋商程序、談判或磋商內容、合同草案的條款以及評定成交的標準等事項。

 

3.確定邀請參加談判或磋商的供應商名單。工作小組從符合相應資格條件的供應商名單中確定不少于兩家的供應商參加談判或磋商,并向其提供談判或磋商文件,實質性響應需2家供應商及以上。

 

4.談判或磋商原則。競爭性談判按照最低價中標的原則,競爭性磋商按照綜合評價,合理低價中標的原則。在談判或磋商中,談判組成員不得透露與談判或磋商有關的技術資料、價格和其他信息。談判或磋商文件有實質性變動的,談判或磋商小組應當以書面形式通知所有參加談判或磋商的供應商。競爭性談判或磋商可以多輪報價。

 

5.確定成交供應商。談判或磋商結束后,談判或磋商小組按照談判或磋商原則最終確定成交供應商,并將結果及時公告。

 

6.競爭性談判招標公告期限為3個工作日,中標方須滿足采購需求的情況下最低價中標。

 

7.競爭性磋商招標公告期限為10個工作日,中標方須滿足采購需求的情況下綜合評分最高者。

 

第二十采取單一來源方式采購的,應成立單一來源談判小組,談判小組與參與談判單位應遵循本辦法規定的原則,在保證采購項目質量和雙方商定合理價格的基礎上進行談判并達成一致結果,單一來源采購公告期限為5個工作日。

 

第二十采取詢價方式采購的,應遵循下列程序:

 

1.成立詢價小組。詢價小組應對采購項目的價格構成和評定成交的標準等事項作出規定。

 

2.確定被詢價的供應商名單。自行采購工作小組根據采購需求,從符合相應資格條件的供應商名單中確定不少于三家的供應商,并向其發出詢價通知書讓其報價。

 

3.詢價。詢價小組要求被詢價的供應商一次報價。

 

4.確定成交供應商。詢價小組根據符合采購需求、質量和服務相等且報價低的原則確定成交供應商,并將結果通知所有被詢價的供應商。

 

5.招標公告期限為3個工作日,中標方須滿足采購需求的情況下報價最低者。

 

第二十五條招標工作結束以后,參加開標會議全體人員均應填寫“信息網絡中心自行采購項目中標會簽單”備案,凡只簽名未提出不同意見時認定為“同意”。

 

第五章合同的簽訂、執行及項目驗收

 

第二十六條供應商中標后,由信息網絡中心主任與其簽訂合同。合同必須采用書面形式,由項目建設責任人依據規范性合同文本起草,合同條款依據采購文件和中標人的投標文件、談判成交結果的實質內容以及中標人現場澄清承諾等訂立,同時合同條款應明確、完備、規范、合法。合同原件分交信息網絡中心、校財務部門、校招標領導小組留存。

 

第二十七條供應商必須在規定的時間內簽訂技術協議和商務合同,無故拖延的將視為自動放棄權力。一般情況下,合同簽訂時限為中標之日起一周以內。

 

第二十八條合同審批及簽訂。

 

合同按照學校有關規定履行合同審批手續后,經中心主任簽批同意后認定有效。

 

第二十九條合同實施。

 

合同履行由項目建設責任人負責,有關業務科室負責人監督實施,如出現不能或不能完全履行時,有關業務科室負責人應及時采取措施減少損失。經與供應商協商一致,同意變更合同實質性條款的,應形成補充合同;解除原有合同、補充合同的,均應報請工作小組終審同意。

 

第三十條項目驗收

 

所有自行采購項目按照合同約定,執行完畢并安裝調試運行正常后,項目建設責任人按照合同條款先行組織預驗收,然后通知工作小組組成驗收小組進行項目正式驗收。

 

第三十采購活動付款要與合同履約進展情況相協調,以“保證供應,保證質量,最大限度降低資金風險”為原則。財務處辦理采購項目付款手續時,必須以合同、項目驗收報告書及固定資產入賬手續等作為付款的依據。

 

第三十采購與招標過程中形成的文件材料必須規范,各項內容要真實、準確、完整。“自行采購申請書”、“自行采購文件”、“投標文件”、“澄清函及二次報價單”、“中標會簽單”、“合同書”、“驗收報告”和“會議紀錄”等均為采購活動必須形成的重要文件材料,應由資產管理員負責收集、整理和管理,并及時歸檔備案。

 

第六章 工作紀律和監督

 

第三十信息網絡中心黨風廉政及行風兼職監督員負責自行采購工作的紀律與監督工作。

 

第三十四條主要監督內容

 

1.采購審批或備案事項的執行情況。

 

2.采購信息公告情況。

 

3.采購方式、采購程序和評審專家使用情況。

 

4.采購合同的訂立和資金支付情況。

 

5.對供應商詢問和質疑的處理情況。

 

6.有關法律、行政法規和規章制度的執行情況。

 

7.采購文件、資料的規范化建立和存檔情況。

 

三十五信息網絡中心自行采購工作小組的工作要接受學校相關業務管理機構監督檢查。財務人員對合同履行情況有責任進行監督,發現違反合同約定的行為應及時報告主管領導,拒付貨款。

 

三十六下列行為屬于自行采購違規行為。

 

1.違反集體采購原則的;

 

2.違反采購工作程序,規避監督檢查的;

 

3.未按規定形成采購工作文書或歸檔備案的;

 

4.向投標人透露其它潛在供應商有關情況的;

 

5.接受供應商好處,謀取個人或小團體利益的;

 

6.違反本辦法有關條款的其它行為。

 

第三十七條采購與招標活動按照“誰的職責誰簽字,誰簽字誰負責”的原則追究責任。凡只簽名未提出不同意意見,認定為“認同意見”。

 

第三十八條對在物資設備采購活動中工作程序違反國家法規及學校規章制度,對國家和學校利益造成損失的,學校追究有關責任人的責任。

 

第三十九條凡因工作處置失當、失職、瀆職對學校造成經濟損失的,對有關責任人追究經濟責任。對各種以權謀私,損害國家和學校利益的,將視其情節,嚴肅處理。對構成犯罪的,提交司法機關查處。

 

第七章附 則

 

第四十條本管理辦法由信息網絡中心自行采購工作小組負責解釋。

 

第四十一條本辦法自印發之日起實施。

 

 

 

    信息網絡中心

 

                                         201654

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